看板最初是從超級市場的運行機制中得到啟示。作為一種生產(chǎn)、運送指令的傳遞工具而被創(chuàng)造出來的。經(jīng)過近十年的發(fā)展和完善，到20世紀60年代初成熟并開始推廣到供應(yīng)商處，到目前仍舊在現(xiàn)場發(fā)揮著重要的機能，其主要作用如下:

(一)生產(chǎn)及運送工作指令

生產(chǎn)及運送工作指令是看板最基本的機能。公司總部的生產(chǎn)管理部根據(jù)市場預(yù)測及訂貨而制定的生產(chǎn)指令只下達到總裝配線，各道前工序的生產(chǎn)都根據(jù)看板來進行?？窗逯杏涊d著生產(chǎn)和運送的數(shù)量、時間、目的地、放置場所、搬運工具等信息，從裝配工序逐漸向前工序追溯。這樣全制造鏈的各制程都有了及時而明確的生產(chǎn)目標。

在裝配線將所使用的零部件上所帶的看板取下，以此再去前一道工序領(lǐng)取。前工序則只生產(chǎn)被這些看板所領(lǐng)走的量，“后工序領(lǐng)取”及“適時適量生產(chǎn)”就是通過這些看板來實現(xiàn)的。

(二)防止過量生產(chǎn)和過量運送

看板必須按照既定的運用規(guī)則來使用。共中的規(guī)則之一是:“沒有看板不能生產(chǎn)，也不能運送。”根據(jù)這一規(guī)則。各工序如果沒有看板,就既不進行生產(chǎn)，也不進行運送;看板數(shù)量減少，則生產(chǎn)量也相應(yīng)減少。由于看板所標示的只是必要的量，因此運用看板能夠做到自動防止過量生產(chǎn)、過量運送。

(三)進行“目視管理”的工具

看板的另一條運用規(guī)則是“看板必須附在實物上存放”，“前工序按照看板取下的順序進行生產(chǎn)”。根據(jù)這一規(guī)則，作業(yè)現(xiàn)場的管理人員對生產(chǎn)的優(yōu)先級能夠一目了然，很容易管理。只要通過看板所標示的信息，就可知道后工序的作業(yè)進展情況、本工序的生產(chǎn)能力利用情況、庫存情況以及人員的配置情況等。

(四)改善的工具

看板的改善功能主要通過減少看板的數(shù)量來實現(xiàn)。看板數(shù)量的減少意味著工序間WIP的減少。如果在制品存量較高，即使設(shè)備出現(xiàn)故障、不良產(chǎn)品增加等生產(chǎn)劣化因素，也不會影響到后工序的生產(chǎn)，所以容易掩蓋問題。在拉式生產(chǎn)方式中，通過不斷減少數(shù)量來減少在制品庫存，就使得上述問題不可能被無視。這樣通過改善活動不僅解決了問題，還使生產(chǎn)線的“體質(zhì)”得到了加強。

看板方式雖然是一種與傳統(tǒng)推式生產(chǎn)方式完全不一樣的生產(chǎn)管理方式，但這并不意味著它能完全取代傳統(tǒng)的推式生產(chǎn)計劃。兩者的應(yīng)用應(yīng)該相輔相成，共同構(gòu)成一套完成的生產(chǎn)管理模式。

傳統(tǒng)生產(chǎn)計劃由計劃職能部門做出，并以文字的形式發(fā)出，然后依靠調(diào)度進行調(diào)整。而看板取代了傳統(tǒng)的制訂周計劃或者日計劃后的控制工作，在看板方式下，計劃由作業(yè)員根據(jù)現(xiàn)場實際情況調(diào)整，并且采用目視信號代替了文字形式的生產(chǎn)指令。