教你5招做好自己的時(shí)間管理

時(shí)間管理既是一門科學(xué)，也是一門藝術(shù)。時(shí)間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新等這些更為管理學(xué)界重視的議題；對于個(gè)人來說，時(shí)間管理等同于對自我的人生規(guī)劃管理，鑒于個(gè)人時(shí)間管理的重要性，筆者提出以下5點(diǎn)對策，希望每個(gè)人都能夠管理好自己的時(shí)間。

1 明確的目標(biāo)

   時(shí)間管理可以使一個(gè)人行動的成功率提高，所以如果我們想行動成功，就應(yīng)該做好時(shí)間管理；而在時(shí)間管理中，最重要的就是做好以結(jié)果為導(dǎo)向的目標(biāo)管理，包括個(gè)人和家庭目標(biāo)，職業(yè)生涯和財(cái)務(wù)目標(biāo)，個(gè)人發(fā)展和專業(yè)發(fā)展目標(biāo)。設(shè)定的目標(biāo)要具體，并且是可衡量的，可實(shí)現(xiàn)的，切合實(shí)際的。還要設(shè)定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的時(shí)間表。由于時(shí)間管理是一個(gè)每天都要進(jìn)行的活動，復(fù)雜的工具只會讓人們在短暫的使用之后放棄。瓶頸管理的提出者高德拉特對所有復(fù)雜的解決方案都心存懷疑，認(rèn)為復(fù)雜的解決方法是行不通的，只有直達(dá)問題核心，也就是目標(biāo)明確，聚焦于關(guān)鍵問題，把低價(jià)值活動與高價(jià)值活動區(qū)分開來，在保證必須完成的工作同時(shí)，把時(shí)間資本投人到高價(jià)值活動中，這樣才能使時(shí)間管理更有效率。正如我們在每天的工作中所感受到的，有效的時(shí)間管理是我們最缺少的東西之一，缺少它的原因不是因?yàn)槿狈r(shí)間管理工具，而是我們沒有真正重視它。我們需要做的是，重視時(shí)間管理。

2 時(shí)間管理要“開源”靠“擠”與“賺”

時(shí)間資源需要開發(fā)，當(dāng)然這種開發(fā)只是有限開發(fā)。開發(fā)的方式一是盡量利用零碎時(shí)間，諸如等車、坐車的時(shí)間看書，睡覺前的空閑時(shí)間讀讀報(bào)，散步時(shí)與友人討論一些問題。二是充分利用現(xiàn)代化、社會化節(jié)省時(shí)間，如購買家用電器代替家務(wù)勞動，通過社會化服務(wù)取代需要自己動手的一些工作，用金錢購買時(shí)間，將自己的時(shí)間用于創(chuàng)造更大價(jià)值的工作。三是簡化工作程序。根據(jù)崔西定律，任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程。簡化工作是成功的共同特質(zhì)，工作愈簡化，愈不會出問題。四是保持健康的體魄，保持身心平衡與適度。盡快恢復(fù)體力，要學(xué)會放輕松，要休假、旅游和運(yùn)動，定期健康檢查，吃清淡的食物，適當(dāng)服用一些保健品，減少尋醫(yī)問藥看病的時(shí)間，間接增加工作和創(chuàng)造價(jià)值的時(shí)間。

3 時(shí)間管理要“節(jié)流”，記錄時(shí)間是怎樣花掉的

管理大師彼得·德魯克曾經(jīng)描述他所做的研究：他請管理者將自己怎樣使用時(shí)間的情況寫下來，又請人記錄這些管理者是如何使用時(shí)間的。一個(gè)公司董事長很確定地告訴研究者，根據(jù)他的感覺，他的時(shí)間分三個(gè)部分，分別用在公司高級管理人員、重要客戶、地區(qū)社會活動上。記錄時(shí)間是怎么花掉的，是時(shí)間管理的開始，但它絕不是一次性的任務(wù)，在整個(gè)時(shí)間管理過程中，人們需要不斷地重新記錄，以便了解最新的時(shí)間使用情況?！肮?jié)流”時(shí)間，就要列出一張“時(shí)間收支表”，將每天的時(shí)間開銷記錄下來，對于那些發(fā)展專長、高價(jià)值的活動可以多花費(fèi)一些時(shí)間，對于那些無益身心的低價(jià)值活動及會腐蝕我們精力與精神的活動盡量不要花費(fèi)時(shí)間。通過及時(shí)評估時(shí)間的使用情況，找出時(shí)間使用效率不高的癥結(jié)，去除浪費(fèi)時(shí)間資源的不必要環(huán)節(jié)，提高時(shí)間效率，實(shí)現(xiàn)每天24小時(shí)時(shí)間資源的“收支平衡”。

 

4 提高時(shí)間使用效率

“時(shí)間管理”的3個(gè)關(guān)鍵問題是：什么事必須做；如何看待他人；如何統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊時(shí)間?，F(xiàn)代人幾乎驚人地一致認(rèn)為“太忙”，每個(gè)人都身處一個(gè)異常忙碌的社會，不管是管理者，還是所謂知識工作者或?qū)I(yè)人士。實(shí)際上，“忙”有三種，一種是忙碌但尚未學(xué)會管理時(shí)間，這些人常常會感覺被近乎瘋狂的時(shí)間表逼瘋；另一種是忙碌但已經(jīng)學(xué)會應(yīng)對與取舍；第三種則是假裝出來的忙碌。瓶頸管理理論認(rèn)為，改善績效的最佳方法不是改進(jìn)每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)步驟，而是改進(jìn)“瓶頸”，因?yàn)橄到y(tǒng)的整體績效取決于瓶頸。對于管理者和專業(yè)人士來說，最大的約束就是時(shí)間。更重要的是，過分忙碌的管理者和專業(yè)人士可能陷人精疲力竭的狀態(tài)，可能忙得沒有時(shí)間思考，可能失去工作與生活的平衡，最終可能導(dǎo)致失去他們，使他們離開或變得”無能”。

在一般情況下，時(shí)間管理被認(rèn)為是個(gè)人問題，并且總是被歸人到勵(lì)志的范疇，認(rèn)為主要是精神因素在起作用。在傳統(tǒng)的組織視線中，沒有時(shí)間管理，沒有人去發(fā)展時(shí)間管理技能。這一趨勢更使得組織放棄自己在時(shí)間管理上的職責(zé)。什么事是必須做的，這是時(shí)間管理的第一個(gè)關(guān)鍵問題。時(shí)間管理的錯(cuò)誤做法基本上都可以歸結(jié)為，把時(shí)間花在那些不是必須做的事情之上。對組織來說，最重要的是要知道什么是重要的、必須做的任務(wù)，也就是說，什么是用來衡量他們績效的標(biāo)準(zhǔn)。對個(gè)人來說，重要的事先做(First Thing First )。德魯克以他96年的豐富經(jīng)歷非?？隙ǖ卣J(rèn)為，他還沒有碰到過哪位經(jīng)理人可以同時(shí)處理兩個(gè)以上的任務(wù)，并且仍然保持高效。始終做重要的事可以避免掉進(jìn)“嗜急成癮”的陷阱。要設(shè)定優(yōu)先次序，可將事情區(qū)分為五類：A＝必須做的事情；B＝應(yīng)該做的事情；C＝量力而為的事情；D＝可以委托別人去做的事情；E＝應(yīng)該刪除的工作。最好大部份的時(shí)間都在做A類及B類的事。也可以將事情分為緊急的與不緊急的、重要的與不重要的，以“輕一重”、“緩一急”兩個(gè)維度把面臨的事情分成四個(gè)象限：重要且緊急；重要不緊急，不重要緊急；不重要不緊急，先做那些“緊急且重要的”，然后再去做那些“緊急但不重要的事”。

時(shí)間管理的第二個(gè)關(guān)鍵問題是如何看待他人。許多時(shí)間管理方法教管理者學(xué)會授權(quán)，讓別人去分擔(dān)事情。實(shí)際上，在時(shí)間管理中，許多人傾向于把別人當(dāng)成自己提高效率多做事的資源一或者障礙、干擾者。不管怎樣，應(yīng)該更關(guān)注與別人一起工作帶來的其他東西，譬如新知識、關(guān)系等。

如何在繁忙的時(shí)間表中統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時(shí)間，是時(shí)間管理的第三個(gè)關(guān)鍵問題。對于管理者和專業(yè)人士來說，他們常常需要整塊整塊的時(shí)間去完成重要任務(wù)，譬如思考重要決策或?qū)懸环輬?bào)告。這些任務(wù)通常正是”為組織做出的貢獻(xiàn)”。在進(jìn)行這些任務(wù)的過程中間不能被打斷，因?yàn)槊看伪淮驍?，都需要很長的時(shí)間才能重新進(jìn)入深度思考與完全工作狀態(tài)。

5 消除時(shí)間殺手

所謂時(shí)間殺手就是浪費(fèi)時(shí)間的事情，如電話干擾，接電話后習(xí)慣聊天；開會；不速之客；拖延的習(xí)慣，猶豫不決；過度承諾；個(gè)人組織能力不佳；缺乏目標(biāo)；缺乏優(yōu)先等級；缺乏完成期限；授權(quán)能力不佳；權(quán)力或責(zé)任界定不清；缺乏所需資源等都是時(shí)間殺手。若要消除時(shí)間殺手，就一定要厘清工作重點(diǎn)，把工作重點(diǎn)擬出來，然后做出抉擇。

    克服拖延的習(xí)慣是消除時(shí)間殺手的重要內(nèi)容，而要做到這一點(diǎn)，就要有良好的組織，由重要的事情開始著手工作，建立一個(gè)報(bào)酬時(shí)間表，培養(yǎng)緊急的意識，以快節(jié)奏工作，一旦開始，不要停止，訂出一段特定的時(shí)間工作，從最糟的事情開始，不要找借口，設(shè)定截止期限。

    消除時(shí)間殺手還要學(xué)會授權(quán)與溝通。工作時(shí)間中有75%的時(shí)間是花在與人溝通上，在職業(yè)生活中您是否成功，84%決定于您如何有效地與別人溝通。您與上司的溝通，要弄清楚您要去溝通什么，要使自己成為解決方法導(dǎo)向的人，要將可能交辦出去的工作授權(quán)出來，要教導(dǎo)您的部屬，如何做您所交辦的工作，向外界爭取資源協(xié)助您。

    忘掉過去，注重未來，專注于把握當(dāng)前的機(jī)會，構(gòu)建時(shí)間的遠(yuǎn)景。真正的成功本身是一種態(tài)度，亦即要有成功的意念、欲望、決心，每天要有足夠的時(shí)間來做重要的事。時(shí)間管理是一生的技巧，把自己能夠支配的時(shí)間資源管理好，這是成功的關(guān)鍵。